Laporan Wartawan Grid.ID, Devi Agustiana
Grid.ID – Banyak perusahaan besar telah mendirikan beberapa cabang berbeda di berbagai daerah, kota, dan negara.
Maka pertemuan online menjadi bagian penting dari setiap instansi bisnis.
Mempertimbangkan keadaan krisis baru-baru ini yang menyebabkan penguncian di beberapa negara untuk menghentikan penyebaran covid-19, teknologi digital dan pertemuan virtual telah mulai memainkan peran penting untuk tetap memutar roda perusahaan.
Baca Juga: 5 Rekomendasi Buku Bacaan Maudy Ayunda untuk Temani Kamu #DirumahAja
Salah satu imbauan agar jumlah penyebaran virus corona tidak semakin masif adalah masyarakat diimbau agar tidak keluar dari rumah.
Para pekerja diminta untuk bekerja dari rumah atau istilahnya work from home (WFH).
Namun, terlepas dari ketersediaan komunikasi saat WFH yang baik dengan memanfaatkan kemajuan teknologi, komplikasi mungkin timbul dalam mengadakan pertemuan online yang baik.
Ini bisa terjadi karena berbagai alasan, mulai dari kesulitan teknis hingga masalah konektivitas.
Selain itu, bisa juga timbul karena kurangnya diskusi struktural atau organisasi yang tepat.
Jadi untuk membantu kamu melakukan pertemuan online yang lebih efektif, efisien, dan produktif dengan kolega.
Grid.ID melansir dari Times of India, berikut adalah 6 cara untuk membuat meeting online tetap efektif.
- Periksa semua sistem terlebih dahulu
Meskipun kamu percaya diri, selalu lebih baik untuk memeriksa semua sistem dan perangkat (seperti kamera, mikrofon, jaringan) terlebih dahulu.
Mungkin ada berbagai kesulitan teknis yang mungkin tidak disadari sampai muncul di tengah rapat.
Minta semua peserta untuk me-restart komputer mereka setengah jam sebelum rapat untuk menghindari perbedaan selama pertemuan dan untuk memastikan kamu dan kolega selaras dan di koneksi yang sama dengan aman.
- Berpakaian rapi
Meskipun kamu mungkin berpikir pertemuan online berbeda dari pertemuan tatap muka, kamu salah besar.
Berada dalam bingkai virtual membuat kamu semakin terlihat.
Ini menuntutmu untuk selalu rapi setiap saat.
Kamu juga harus memastikan untuk menyapa orang dan memiliki sikap yang menarik.
Pertahankan efek tenang dan tampilkan diri dalam nada bersahabat yang akan membuat mereka merespons dengan cara yang sama.
- Memiliki agenda yang jelas dan terstruktur
Jangan pernah memulai rapat tanpa rencana yang jelas dan terstruktur.
Pertemuan diadakan untuk mencapai kesimpulan dan untuk memfasilitasi pengambilan keputusan.
Jika kamu gagal memberikan struktur dasar dan penjelasan yang jelas untuk presentasi, itu bisa berubah menjadi bencana dan hanya akan membuang-buang waktu semua orang.
Lebih baik, siapkan agenda dan kirimkan ke semua peserta sebelum pertemuan untuk mencapai efisiensi maksimum
- Jangan menghindar dari kamera
Kontak mata adalah suatu keharusan dalam segala bentuk pertemuan.
Kamu tidak boleh tampak terganggu.
Keterlibatan juga merupakan kebutuhan dasar dalam semua pertemuan online.
Inilah yang menentukan dedikasi dan komitmen.
Pastikan kamu menempatkan kamera pada sudut yang baik dan menguntungkan di mana semua peserta dapat melihat.
- Berikan ruang untuk interaksi dan umpan balik
Meskipun pertemuan tatap muka mungkin lebih interaktif dan lebih rentan terhadap umpan balik yang lebih baik, dalam rapat virtual, kamu harus menyediakan ruang untuk interaksi tersebut.
Kamu harus terlibat dengan setiap peserta dan merujuk mereka dengan nama mereka untuk memastikan tanggapan mereka sebagai balasan.
Selain itu, kamu dapat membuat ruang obrolan publik tempat orang dapat terus memberi ulasan, yang dapat kamu lihat nanti.
- Akhiri dengan catatan yang jela
Pastikan kamu menyimpulkan rapat dengan jelas.
Meskipun banyak yang akan terganggu atau sedikit memperhatikan diskusi selama pertemuan online, sangat penting bagi kamu untuk menyajikan hasil rapat yang jelas dan terangkum untuk semua peserta.
Ini akan meninggalkan kesan yang efektif dan abadi tentangmu di benak rekan-rekan.
(*)